Доклад сотрудника библиотеки Минской духовной семинарии Назария Флоря на заседании круглого стола для руководителей библиотек духовных школ Белорусского Экзархата Московского Патриархата на тему: «Библиотеки духовных учебных заведений: обмен опытом и перспективы взаимодействия» 23 декабря 2025 года.
Данная работа была инициирована не в рамках планового пересмотра, а как осознанная необходимость приведения документационного обеспечения управления в соответствие с расширяющимся функционалом библиотеки как структурного подразделения духовного учебного заведения, чья деятельность выходит за традиционные рамки фондовой работы и приобретает выраженные просветительские, катехизаторские и научно-образовательные характеристики. Методологической основой для создания «Номенклатуры дел» послужили действующие нормативно-правовые акты Республики Беларусь, регламентирующие вопросы архивного дела и делопроизводства, в частности, Постановление Министерства культуры Республики Беларусь от 01.12.2022 № 111 «Аб арганізацыі бібліятэчных фондаў і выключэнні з іх дакументаў» и Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.08.2025 № 65 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях». Однако ключевым принципом стала не механическая имплементация типовых норм, а их содержательная адаптация, исходя из принципа функциональной целесообразности и уникального статуса библиотеки высшего духовного учебного заведения.
За основу взята «Номенклатура дел», представляющая компиляцию из номенклатур дел различных учреждений культуры и образования, в которую были внесены соответствующие правки. Все пункты номенклатуры можно сгруппировать в несколько смысловых блоков.
Первый блок составляет организационно-правовая и распорядительная документация, включающая дела с индексами от 9/1-1 по 9/1-6. Данный блок формирует нормативный фундамент деятельности библиотеки. Дело 9/1-1 «Нормативные документы Русской Православной Церкви (далее – РПЦ), Белорусской Православной Церкви (Белорусского Экзархата Московского Патриархата) (далее – БПЦ) по деятельности библиотек» аккумулирует внутрицерковные директивные и методические материалы, задающие специфику деятельности библиотек в системе духовного образования и обеспечивающие единство подходов.
Дело 9/1-2 «Законодательные и нормативно-правовые акты по библиотечному делу» предназначено для концентрации республиканского законодательства, что обеспечивает правовую основу работы и её соответствие государственным стандартам, а установленный срок хранения «до минования надобности» (ДМН) отражает постоянную актуальность этих документов.
Дело 9/1-3 «Приказы, распоряжения ректора по организации работы библиотеки» служит для фиксации управленческих решений непосредственного руководства семинарии, касающихся библиотеки, и его трёхгодичный срок хранения соответствует оперативному характеру таких распоряжений.
Локальная нормативная база представлена делами 9/1-4 «Положение о библиотеке. Копия», 9/1-5 «Должностные инструкции сотрудников библиотеки. Копии» и 9/1-6 «Правила пользования библиотекой», которые регламентируют статус, функции, обязанности и порядок взаимодействия с пользователями. Их хранение «до замены новыми» обусловлено уставным характером данных документов, а специальные примечания о хранении подлинников в службе кадров разграничивают зоны ответственности и соответствуют правилам кадрового делопроизводства.
Второй, наиболее объемный блок, представляет собой ядро библиотечной деятельности, охватывающее учет, отчетность и специализированные технологические процедуры (дела 9/1-7 – 9/1-20). Этот блок детально документирует процесс работы с библиотечным фондом и работу с пользователями.
Дело 9/1-7 «Статистические отчеты о работе библиотеки» консолидирует ключевые количественные и качественные показатели, а пятилетний срок хранения позволяет проводить сравнительный анализ деятельности за среднесрочную перспективу.
Особое место занимает введенное новое дело 9/1-8 «Журнал учета богослужебных книг (выдача, возврат)», созданное для обособленного, индивидуального учета наиболее активно используемой на учебных занятиях по литургике части фонда. Установленный для него срок хранения до замены новым и особый режим фиксации обеспечивают максимальный контроль сохранности богослужебных книг.
Процедуры проверки и экспертизы фонда зафиксированы в делах 9/1-9 «Акты проверки библиотечного фонда» и 9/1-10 «Акты об исключении книг из библиотечного фонда», которые хранятся постоянно, поскольку являются юридическим основанием для изменения состава фонда, что прямо регламентировано постановлением Министерства культуры Республики Беларусь от 01.12.2022 № 111.
Завершающая стадия цикла документов, регулирующих работу с фондом, отражена в деле 9/1-11 «Акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению».
Основу учета всего библиотечного фонда составляют дела 9/1-12 «Книга суммарного учета» и 9/1-13 «Инвентарная книга» — это главные, бессрочные описи, подлежащие постоянному хранению вплоть до ликвидации библиотеки. Движение фонда на этапах его пополнения и компенсации утрат документируется делами 9/1-14 «Акт о приеме документов взамен утерянных», 9/1-15 «Акты на книги…, полученные без сопроводительного документа» и 9/1-16 «Сопроводительные документы… на новые поступления», срок хранения которых (5 лет) является достаточным для контрольных целей.
Дело 9/1-17 «Карточка учетного каталога», хранящаяся до минования надобности, фиксирует структуру каталогов, а дело 9/1-18 «Формуляры читателей-студентов и сотрудников», с трехгодичным сроком хранения после перерегистрации, документирует состав абонемента, что согласуется с циклом обновления контингента семинарии и требованиями к работе с персональными данными. Сопутствующий учет компенсаций ведется в деле 9/1-19 «Журнал учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных».
Третий блок включает документы, обеспечивающие связь с общеинституциональным делопроизводством и фиксирующие результативность деятельности. Дело 9/1-20 «Выписка из номенклатуры дел Религиозной организации «Минская духовная семинария…»» выполняет функцию информационной интеграции, позволяя сотрудникам библиотеки ориентироваться в общих документопотоках семинарии. Важным нововведением является дело 9/1-21 «Документы о духовно-просветительских и иных мероприятиях библиотеки». Оно институционализирует практику документирования публичной активности (выставки, лектории, встречи, конференции), трансформируя её из факта текущей работы в административно фиксируемый и анализируемый результат. Формируемый индивидуально для каждого мероприятия комплект приложений (отчетная справка, программа, фотоотчет, отзывы, сценарии) создает доказательную базу для оценки вклада библиотеки в просветительскую и катехизаторскую миссию семинарии. Пятилетний срок хранения позволяет накапливать материал для стратегического планирования, составления комплексных отчетов вышестоящим органам, а также для исторической ретроспективы деятельности библиотеки по духовно-нравственному просвещению и воспитанию учащихся.
Помимо документов, непосредственно фиксирующих внутренние технологические процессы и результаты деятельности, системное документирование должно охватывать и блок ресурсного обеспечения. В этой связи в новой номенклатуре дел логично выделяется отдельное дело за индексом 9/1-22 – «Договоры, соглашения и сопутствующие документы по развитию материально-технической базы библиотеки». Данное дело аккумулирует весь комплекс договоров об оказании услуг: на техническое обслуживание и сопровождение программно-аппаратных комплексов (включая автоматизированные библиотечно-информационные системы), на выполнение полиграфических работ по изготовлению научных и методических материалов, на проведение ремонтных работ, а также техническое обслуживание печатно-множительной техники и компьютеров. Концентрация этих документов в одном деле, с установлением срока хранения три года, обеспечивает не только оперативный доступ к ним для разрешения текущих вопросов, но и формирует архив договорных отношений.
Данная номенклатура дел представляет собой целостную, логически выстроенную систему, комплексно охватывающую все аспекты деятельности библиотеки: от нормативного фундамента и учетных процедур до документального подтверждения публично-значимых результатов. Каждый пункт имеет четкое функциональное назначение и нормативное обоснование, что обеспечивает прозрачность, подотчетность и эффективность документооборота. В целях унификации практики и повышения аналитической ценности собираемых данных, полагаю целесообразным рекомендовать структуру данной номенклатуры в качестве типового каркаса для библиотек духовных учебных заведений с возможностью адаптации. Особое внимание следует уделить внедрению практик, закрепленных в нововведениях: отдельного учета богослужебных книг (дело 9/1-8) и системного документирования мероприятий (дело 9/1-21).
В Приложении «Номенклатура дел», можно скачать здесь.
